POLITIKA VARSTVA OSEBNIH PODATKOV EKOSEN d.o.o.

(verzija april 2020)

1) O Politiki varstva osebnih podatkov

Namen Politike varstva osebnih podatkov EKOSEN d.o.o. (v nadaljevanju: “Politika varstva osebnih podatkov”) je seznanitev uporabnikov storitev EKOSEN d.o.o. ter drugih oseb (v nadaljevanju poimenovani tudi: ”posamezniki”) z nameni in podlago obdelave osebnih podatkov s strani družbe EKOSEN d.o.o., Ptujska cesta 17, 2204 Miklavž na Dravskem polju (v nadaljevanju: “EKOSEN d.o.o.”) ter pravicami posameznikov na tem področju.

Podjetje nudi posebno skrb varnosti vaših osebnih podatkov. Vsi posredovani osebni podatki so obravnavani zaupno in so uporabljeni le za namen, zaradi katerega so bili posredovani. Z vašimi osebnimi podatki upravljamo z največjo skrbnostjo, upoštevajoč veljavno zakonodajo in najvišje standarde njihove obravnave. Za varnost vaših osebnih podatkov med drugim skrbimo z ustreznimi organizacijskimi ukrepi, postopki dela in naprednimi tehnološkimi rešitvami ter zunanjimi strokovnjaki z namenom čim bolj učinkovite zaščite vaših osebnih podatkov. Pri tem uporabljamo ustrezno stopnjo zaščite in razumne fizične, elektronske in administrativne ukrepe, s katerimi zbrane podatke varujemo pred nenamernim ali nezakonskim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem osebnih podatkov ali pred nepooblaščenim dostopom do osebnih podatkov, ki so bili preneseni, shranjeni ali drugače obdelani.

Hkrati ta Politika varstva osebnih podatkov dodatno pojasnjuje soglasje, ki ste ga podali za obdelavo vaših osebnih podatkov.

• kontaktne informacije podjetja,
• namene, podlage in vrste obdelave različnih vrst osebnih podatkov posameznikov,
• čas hrambe posameznih vrst osebnih podatkov,
• pravice posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,
• pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,
• veljavnost Politike varstva osebnih podatkov.

2) Osebni podatki, ki jih zbira podjetje

Če ste le obiskovalec spletne strani, o vas zbiramo podatke le z uporabo piškotkov. Če ste uporabnik storitev ali naročnik storitev, ki jih nudi podjetje, o vas zbiramo tudi druge osebne podatke, ki jih potrebujemo za izvajanje storitev, ki ste jih naročili oz. ki jih uporabljate.

Osebne podatke hranimo in obdelujemo za namene ohranjevanja stika s strankami, dela v CRM in e- računih, reklamacij, tržnega obveščanja prek elektronske pošte in pošte in pospeševanja prodaje ter za potrebe IR Sun aplikacije. Ob poslanih elektronskih sporočilih si hranimo e-pošto v nabiralniku za podatke in zbirnem info mailu oz. MailChimpu.

Za namen obveščanja z elektronsko pošto hranimo:

• naslov elektronske pošte,
• ime,
• priimek,
• naziv podjetja oz. fizične osebe.

Za namen pridobitve podatkov iz e-obrazcev na spletu, dela v CRM in e-računih hranimo:

• naslov elektronske pošte,
• ime,
• priimek,
• naslov,
• telefon,
• naziv podjetja oz. fizične oseb,
• podatke o prostorih,
• način ogrevanja.

Za potrebe spletne trgovine hranimo:

• naslov elektronske pošte,
• ime,
• priimek,
• naslov,
• telefon,
• naziv podjetja oz. fizične oseb,
• davčno številko,
• podatke o vaših naročilih

Za potrebe računovodstva hranimo:

• naslov elektronske pošte,
• ime,
• priimek,
• naslov,
• telefon,
• naziv podjetja oz. fizične oseb,
• davčno številko.

Za potrebe wifi IR Sun aplikacije - IR Sun aplikacija beleži:

• lokacijo ki jo je uporabnik vnesel za potrebe prikaza vremena,
• ime, priimek, naslov elektronske pošte in geslo uporabnika za uporabniški račun,
• podatke stavbe za pomoč serviserju in ekosenovo statistiko
• podatke o ceni elektrike, ki jo je vpisal uporabnik sam za pravilni prikaz porabe

Poraba in delovanje se hrani na strežniku, vezano je na uporabnika. Hrani se dokler uporabnik ne izbriše računa/regulatorja/skupine regulatorjev. Pri izbrisu skupine regulatorjev ali posameznega regulatorja se zbriše iz strežnika lokacije in njihova statistika porabe in delovanje. Če izbrišeš svoj račun/uporabnika se iz našega sistema izbrišejo vsi podatki. Beleži se MAC adresa (unikatna številka regulatorja), ki jo potrebujemo za komunikacijo med telefonom in strežnikom, ki komunicira z IR Sun regulatorji.

Osebne podatke zbiramo z izrecno privolitvijo oz. soglasjem posameznikov. Soglasja hranimo skupaj z njihovo vsebino in vsebino obrazca, s katerim so bila dobljena.

Osebne podatke uporabljamo na področjih:

• prodaje,
• marketinga,
• podpore strankam.

Zbirke osebnih podatkov hranimo na območju Evropske unije ter jih ne iznašamo v tretje države.

3) Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo v skladu s to Politiko varstva osebnih podatkov, je EKOSEN d.o.o., Ptujska cesta 17, 2204 Miklavž na Dravskem polju, Slovenija.

Uradno ime podjetja: Ekosen, d.o.o.
Sedež podjetja: Ptujska cesta 17, 2204 Miklavž na Dravskem polju, Slovenija
Odgovorna oseba v podjetju: Aleš Babič
Kontaktni naslov pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Ekosen d.o.o., Ptujska cesta 17, 2204 Miklavž na Dravskem polju, Slovenija, tel.: 02 620 81 99, e-pošta: info@ekosen.si.

4) Kategorije posameznikov, katerih osebni podatki se obdelujejo

Ta Politika varstva osebnih podatkov je namenjena vsem, ki ste naročili in/ali uporabljate naše storitve, ali oddali povpraševanje, kot tudi tistim, ki obiščete našo spletno stran.

5) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

5.1. Obdelava na podlagi pogodbe:

V okviru izvrševanja pogodbenih pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti podjetja obdeluje vaše osebne podatke za naslednje namene: identifikacijo posameznika, pripravo ponudbe, sklenitev pogodbe, za zagotovitev naročenih storitev, obveščanje o morebitnih spremembah, dodatnih podrobnostih in navodilih za uporabo storitev, za reševanje morebitnih tehničnih težav, ugovorov ali reklamacij, obračunavanje storitev ter za druge namene, potrebne za izvajanje ali sklepanje pogodbenega razmerja med podjetjem in posameznikom.

Pri obračunavanju storitev, na podlagi davčnih predpisov, pridobimo in obdelujemo za pravilno izdajo računa še vaš naslov.

5.2. Obdelava na podlagi zakona:

Na podlagi zakonitega interesa uporabljamo vaše osebne podatke za odkrivanje in preprečevanje goljufive uporabe in zlorabe storitev, nadalje v okviru zagotavljanja stabilnega in varnega delovanja našega sistema in storitev, pa tudi za namene izvajanja ukrepov informacijske varnosti, izpolnjevanja zahtev v zvezi s kakovostjo storitev ter odkrivanje tehničnih okvar sistemov in storitev.

Na podlagi zakonitega interesa uporabljamo vaše osebne podatke tudi za namene morebitnih izvršb, sodne in izvensodne izterjave.

V skladu s Splošno uredbo lahko podjetje v primeru suma zlorab v primernem in sorazmernem obsegu obdeluje podatke o posameznikih za namen identifikacije in preprečevanja morebitnih prevar ali zlorab ter lahko, če je to primerno, te podatke posreduje tudi drugim ponudnikom tovrstnih storitev, poslovnim partnerjem, policiji, državnemu tožilstvu ali drugim pristojnim

organom. Za namen preprečitve prihodnjih zlorab oziroma prevar se podatki o zgodovini ugotovljenih zlorab oziroma prevar v povezavi s posameznikom, kamor sodijo podatki o naročniškem razmerju ter na primer IP naslov, lahko hranijo še pet let po prenehanju poslovnega razmerja.

5.3. Obdelava na podlagi soglasja za obdelavo osebnih podatkov:

Obdelava podatkov lahko temelji tudi na vašem soglasju, ki ste ga posredovali podjetju.

Soglasje se lahko na primer nanaša na obveščanje o ponudbah, ugodnostih in izboljšavah storitev, ki jih nudi podjetje. Namen takšnega obveščanja je, da se storitve čim bolj približajo vašim potrebam in željam in da jim s tem povečamo uporabno vrednost za vas. Obveščanje se izvaja prek kanalov, ki ste jih je v soglasju izbrali. Obveščanje lahko kadarkoli prekličete, in sicer na način kot ga opredeljuje Politika varstva osebnih podatkov.

Svoje soglasje lahko kadarkoli umaknete oziroma spremenite na enak način, kot ste ga dali ali na drug način, kot ga opredeljuje Politika varstva osebnih podatkov, pri čemer si podjetje pridržuje pravico do identifikacije stranke. Spremembo soglasja je med drugim mogoče urediti tudi preko elektronskega sporočila na naslov info@ekosen.si ali s pisno zahtevo posredovano na naslov sedeža podjetja.

Umik oziroma sprememba soglasja se nanaša le na podatke, ki se obdelujejo na podlagi vašega soglasja. Veljavno je vaše zadnje podano soglasje, ki smo ga prejeli. Možnost preklica soglasja ne predstavlja odstopnega upravičenja v poslovnem razmerju posameznika s podjetjem.

Podatki, za katere je dana vaša privolitev, se obdelujejo do preklica. Po prejemu preklica ob pogojih, na način in v roku, ki so obrazloženi v točki 8, izbrišemo osebne podatke.

6) Omejitve posredovanja osebnih podatkov

Po potrebi bomo za izvajanje določenih del, ki prispevajo k našim storitvam, pooblastili druga podjetja in posameznike. V takem primeru lahko podjetje posreduje osebne podatke tudi takšnim skrbno izbranim zunanjim obdelovalcem, ki bodo s podjetjem sklenili pogodbo o obdelavi osebnih podatkov oziroma vsebinsko enak dogovor ali drug zavezujoč dokument (v nadaljevanju: “Pogodba o obdelavi”). Zunanjim obdelovalcem bomo tovrstne podatke posredovali oziroma naredili dostopne samo v obsegu, ki ga zahteva določen namen. Teh podatkov zunanji obdelovalec ne sme uporabljati v nobene druge namene, pri čemer izpolnjuje najmanj vse standarde obdelave osebnih podatkov, ki jih predvideva veljavna zakonodaja. Zunanji obdelovalci so podjetju pogodbeno zavezani k spoštovanju zaupnosti vaših osebnih podatkov.

Podjetja na podlagi obrazložene zahteve posreduje osebne podatke tudi pristojnim državnim organom, ki imajo za to zakonsko podlago. EKOSEN d.o.o. se bo npr. odzvala na zahteve sodišč, organov pregona in drugih državnih organov, ki lahko vključujejo tudi državne organe druge države članice EU.

7) Obdobje hrambe osebnih podatkov

Obdobje hrambe podatkov je določeno glede na kategorijo posameznih podatkov. Podatke hranimo največ toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani ali nadalje obdelani oziroma do poteka zastaralnih rokov za izpolnitev obveznosti ali zakonsko predpisanega roka hrambe.

Podatke o prikazih prejetih sporočil in klikih na povezave v prejetih sporočilih hranimo še 12 mesecev od pošiljanja sporočila.

Obračunski podatki in z njimi povezani kontaktni podatki o posameznikih se lahko za namen izpolnjevanja pogodbenih obveznosti hranijo do popolnega plačila storitve oziroma najdlje do poteka zastaralnih rokov v zvezi s posamezno terjatvijo, ki lahko po zakonu znaša od enega do petih let.

Računi se hranijo še 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša v skladu z zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost.

Drugi podatki, ki smo jih pridobili na podlagi vašega soglasja, hranimo za čas trajanja poslovnega razmerja in še 2 leti po prenehanju, razen v kolikor zakon določa daljši rok hrambe. V kolikor posameznik, ki je dal soglasje za obdelavo osebnih podatkov, ni vstopil v poslovno razmerje z nami, njegovo soglasje velja 2 leti od njegove podaje oziroma do njegovega preklica.

Po poteku obdobja hrambe se podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če zakon za posamezno vrsto podatkov ne določa drugače.

8) Pravice Posameznikov v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

Uresničevanje vaših pravic v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov vam zagotavljamo brez nepotrebnega odlašanja. O vaši zahtevi bomo odločili v enem mesecu po prejemu vaše zahteve. V primeru kompleksnosti in večjega števila zahtev lahko rok podaljšamo za največ dva dodatna meseca. Če podaljšamo rok, vas o vsakem takem podaljšanju obvestimo v enem mesecu od prejema zahtevka skupaj z razlogi za zamudo.

Zahteve v zvezi z uresničevanjem vaših pravic sprejemamo na elektronski naslov info@ekosen.si ali po pošti na naslov EKOSEN d.o.o., Ptujska cesta 17, 2204 Miklavž na Dravskem polju.

Kadar zahtevo predložite z elektronskimi sredstvi, vam informacije, kadar je mogoče, zagotovimo z elektronskimi sredstvi, razen če ne zahtevate drugače.

Kadar obstaja upravičen dvom v zvezi z identiteto posameznika, ki predloži zahtevo v zvezi s kakšno od njegovih pravic, lahko zahtevamo zagotovitev dodatnih informacij, ki so potrebne za potrditev identitete posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Omogočamo vam naslednje pravice v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov:

(i) pravico do dostopa do podatkov

(ii) pravicodopopravka

(iii) pravico do izbrisa (»pravica do pozabe«)

(iv) pravico do omejitve obdelave

(v) pravico do prenosljivosti podatkov

(vi) pravico do ugovora

(i) pravica do dostopa do podatkov

Vedno imate pravico do seznanitve, ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki in če se, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:

• namene obdelave,
• vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo,
• uporabnike ali kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki,
• predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja,
• obstoja pravice, da se lahko od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave vaših osebnih podatkov, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi,
• pravice do vložitve pritožbe pri nadzornem organu,
• kadar osebni podatki niso zbrani od vas, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom.

(ii) pravica do popravka

Pravico imate doseči, da brez nepotrebnega odlašanja popravimo netočne osebne podatke v zvezi vami ter ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

(iii) pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)

Pravico imate doseči, da brez nepotrebnega odlašanja vaše osebne podatke izbrišemo, kadar velja eden od naslednjih razlogov:

• kadar osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani,
• kadar prekličete privolitev, na podlagi katere poteka obdelava, pa za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga,
• kadar ugovarjate obdelavi podatkov, za njihovo obdelavo pa ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi,
• kadar so bili osebni podatki obdelani nezakonito,
• kadar je osebne podatke treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali slovenskim pravnim redom.

(iv) pravica do omejitve obdelave

Pravico imate doseči, da omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov, kadar velja eden od naslednjih primerov:

• kadar oporekate točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki nam omogoča preveriti točnost osebnih podatkov,
• je obdelava nezakonita, vi pa nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe,
• vaših osebnih podatkov ne potrebujemo več za namene obdelave, temveč jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov,
• če ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo, ki temelji na zakonitih interesih podjetja, dokler se ne preveri, ali naši zakoniti razlogi prevladajo nad vašimi razlogi.

Kadar je bila obdelava vaših osebnih podatkov omejena v skladu s prejšnjim odstavkom, se taki osebni podatki z izjemo njihovega shranjevanja obdelujejo le z vašo privolitvijo, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali zaradi varstva pravic druge fizične ali pravne osebe.

Pred preklicem omejitve obdelave vaših osebnih podatkov smo vas o tem dolžni obvestiti.

(v) pravica do prenosljivosti podatkov

Pravico imate, da prejmete vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas podjetje pri tem ovirala, kadar obdelava temelji na vaši privolitvi in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi. Na vašo zahtevo, kadar je to tehnično izvedljivo, se lahko osebni podatki neposredno prenesejo k drugemu upravljavcu.

(vi) pravica do ugovora

Kadar vaše podatke obdelujemo na podlagi zakonitega interesa za namene trženja, lahko taki obdelavi kadar koli ugovarjate.

Vaše osebne podatke prenehamo obdelovati, razen če dokažemo nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

9) Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

Morebitno pritožbo, v zvezi z obdelovanjem vaših osebnih podatkov, lahko pošlje na elektronski naslov info@ekosen.si ali po pošti na naslov EKOSEN d.o.o., Ptujska cesta 17, 2204 Miklavž na Dravskem polju.

V primeru, da o vaši zahtevi ne odločimo v zakonskem roku ali vašo zahtevo zavrnemo imate možnost vložitve pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu.

Prav tako imate pravico, da vložite pritožbo neposredno pri Informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši slovenske predpise ali predpise EU na področju varstva osebnih podatkov.

Če ste uveljavljali pravico do dostopa do podatkov in po prejeti odločitvi menite, da osebni podatki, ki ste jih prejeli, niso osebni podatki, ki ste jih zahtevali, ali da niste prejeli vseh zahtevanih osebnih podatkov, lahko pred vložitvijo pritožbe Informacijskemu pooblaščencu vložite obrazloženo pritožbo pri podjetju v roku 15 dni. O vaši pritožbi moramo odločiti kot o novi zahtevi v petih delovnih dneh.

10) Končne določbe

Za vse, kar ni urejeno s to Politiko varstva osebnih podatkov, se uporablja veljavna zakonodaja.

Podjetje si pridržuje pravico do spremembe te Politike varstva osebnih podatkov. O spremembi vas bomo seznanili z objavo na uradni spletni strani EKOSEN d.o.o. 30 dni pred pričetkom veljavnosti le- tega.

V primeru vprašanj o Politiki varstva osebnih podatkov ali o podatkih, ki jih o vas hranimo, nam pišite na e-poštni naslov info@ekosen.si.

11) Veljavnost Politike varstva osebnih podatkov

Ta Politika varstva osebnih podatkov je objavljena na spletnih straneh EKOSEN d.o.o. velja od 25. 5. 2018. Dopolnjena je bila aprila 2019 in aprila 2020.

EKOSEN d.o.o.